Rozwiązania antykryzysowe w praktyce ośrodka pomocy społecznej

Szczegółowe opracowanie przepisów wynikających z regulacji COVID-19 w praktyce ośrodków pomocy społecznej.

W tej trudnej sytuacji jaka ma obecnie miejsce w naszym kraju w wyniku epidemii covid-19, szczególnie znaczenia mają rozwiązania i procedury w jakie wyposażone są służby publiczne. Ośrodki pomocy społecznej należą do tej grupy podmiotów, gdzie wiele osób szuka pomocy i wsparcia. Dlatego ustawodawca wprowadził nowe rozwiązania prawne, które mają przyspieszyć i uprościć działania. W związku z niemożnością przewidzenia jak długo potrwa epidemia, rozwiązania te mogą funkcjonować jeszcze przez wiele miesięcy. Dlatego też proponujemy Państwu praktyczny i merytoryczny przewodnik na temat tego, jak postępować i funkcjonować w ośrodkach pomocy społecznej w tym wyjątkowym czasie.

Celem publikacji jest omówienie wybranych instytucji i zagadnień wynikających z ustawy z 2.3.2020 r. o szczególnych rozwiązaniach związanych z zapobieganiem, przeciwdziałaniem i zwalczaniem COVID-19, innych chorób zakaźnych oraz wywołanych nimi sytuacji kryzysowych w zakresie (dalej: KoronawriusU), w jakich dotyczą one OPS-ów.

Publikacja zawiera:
- Najważniejsze zmiany w zakresie stosowania tarcz antykryzysowych odnoszących się do działalności OPS-ów, z autorską interpretacją ich stosowania.
- Zbiór ponad 20 wzorów dokumentów niezbędnych w działach ośrodków pomocy społecznej w tym: decyzji, wniosków, pism, notatek i zarządzeń,
- Praktyczną pomoc w interpretacji przepisów wynikających z ustawy z 2.3.2020 r. o szczególnych rozwiązaniach związanych z zapobieganiem, przeciwdziałaniem i zwalczaniem COVID-19, innych chorób zakaźnych oraz wywołanych nimi sytuacji kryzysowych, rozporządzeń Rady Ministrów, Ministerstwa Zdrowia czy wytycznych wojewodów,
- Zestaw praktycznych rozwiązań i przykładów, w tym symulacji kilku rozwiązań.
- Eksperckie wytłumaczenie zawiłości prawnych i dylematów, z którymi autor zmierzył się podczas współpracy z OPS i trakcie szkoleń dla służb pomocy społecznej.
- Dokładną i przejrzystą prezentację zagadnień oraz wyróżnienie w treści zagadnień ważnych i nowych.
- Uwzględnienie najnowszych zmian w prawie.

W opracowaniu analizie poddane zostały przede wszystkim przepisy wprost adresowane do ośrodków pomocy społecznej, tj. regulacja:
- art. 15o KoronawriusU - dotycząca odstąpienia do przeprowadzenia rodzinnego wywiadu środowiskowego;
- art. 15d KoronawirusU - dotyczący funkcjonowania i odpłatności za usługi świadczone w ośrodkach wsparcia dla osób z zaburzeniami psychicznymi czy
- art. 15h KoronawirusU - dotyczący przedłużenia ważności orzeczeń o niepełnosprawności.

Dużo miejsca w publikacji poświęcono także zmianom w zakresie ustalania dochodu na gruncie świadczeń rodzinnych i świadczeń z funduszu alimentacyjnego. Na przykład przepis art. 15oa KoronawirusU nakazuje traktować obniżenie wynagrodzenia oraz obniżenie dochodu z pozarolniczej działalności gospodarczej jak utratę dochodu. Co więcej, przepis ma zastosowanie do dwóch okresów zasiłkowych:
- na gruncie świadczeń rodzinnych – do bieżącego okresu zasiłkowego (od 1.11.2019 r. do 31.10.2020 r.) oraz do kolejnego okresu zasiłkowego (od 1.11.2020 r. do 31.10.2021 r.)
- na gruncie świadczeń z funduszu alimentacyjnego – do bieżącego okresu zasiłkowego (od 1.10.2019 r. do 30.09.2020 r.) oraz do kolejnego okresu zasiłkowego (od 1.10.2020 r. do 30.09.2021 r.)

W publikacji czytelnik znajdzie różne opisy sytuacji np. gdy rodzina prowadzi pozarolniczą działalność gospodarczą polegają na prowadzeniu lokalu gastronomicznego. W marcu 2020 r. jej dochód spadł o 50% w porównaniu do lutego 2020 r. W kwietniu 2020 r. działalność nie przyniosła żadnego dochodu. W czerwcu 2020 strona składa wniosek o zasiłek rodzinny. W jaki sposób OPS powinien ustalić przeciętny dochód członków rodziny? Konkretne możliwości rozwiązania pokazano na kilku symulacjach, co wskazuje na zawiłości interpretacyjne przepisów. Dlatego bez wskazówek zawartych w poradniku trudno podjąć właściwą decyzję.

Istotne zmiany w zakresie ustalenia prawa do świadczeń z funduszu alimentacyjnego wprowadza ustawa z 30.4.2020 r. o zmianie niektórych ustaw w zakresie działań osłonowych w związku z rozprzestrzenianiem się wirusa SARS-CoV-2. W art. 18 ustawy, podwyższone zostało kryterium dochodowe uprawniające do świadczeń z funduszu, a ponadto wprowadzony został mechanizm „złotówka za złotówkę".
To oznacza, że świadczenia z funduszu alimentacyjnego przysługują, jeżeli dochód rodziny w przeliczeniu na osobę w rodzinie nie przekracza kwoty 900 zł.

Podwyższenie kryterium dochodowego dla świadczeń z funduszu było od dłuższego czasu oczekiwane i zapowiadane przez ministerstwo, w związku z czym nie budzi ono większych zastrzeżeń. Pewnym zaskoczeniem jest natomiast wprowadzenie mechanizmu „złotówka za złotówkę". Regulacja ta wprowadzona została na wzór analogicznych przepisów funkcjonujących na płaszczyźnie świadczeń rodzinnych (art. 5 ust. 3a ŚwiadRodzU). Istotne jest, że ustawodawca określa minimalną kwotę świadczenia z funduszu alimentacyjnego w wysokości 100 zł.

Kolejna kwestia opisana w poradniku dotyczy ważności orzeczeń o niepełnosprawności. Ośrodki Pomocy Społecznej dość często występują do Powiatowych Zespołów ds. Orzekania o Niepełnosprawności z zapytaniami odnośnie przedłużenia ważności orzeczeń wydanych w stosunku do stron. Zapytania takie nie jest zasadne, ponieważ przedłużenie ważności orzeczeń następuje z mocy prawa i obowiązuje do czasu trwania epidemii. Zasadnym jest natomiast występowanie do zespołów orzekających z zapytaniem czy w stosunku do strony nie zostało wydane już nowe orzeczenie – ta okoliczność rzeczywiście może mieć istotne znaczenie dla OPS-u.

Zmiany w prawie dotyczą także wstrzymania i zawieszenia terminów prawa materialnego i procesowego, które mają bezpośredni wpływ na decyzje ośrodków pomocy społecznej. W praktyce organów pomocy społecznej art. 15zzr ust. 1 KoronawirusU znajdował zastosowanie m.in. w odniesieniu do terminu na:
- dostarczenie orzeczenia o niepełnosprawności lub stopniu niepełnosprawności z związku z zawieszeniem postępowania o przyznanie zasiłku stałego i przyznaniem na ten czas zasiłku okresowego, o czym mowa w art. 109 ust. 9 PomSpołU (przy czym z uwagi na regulację art. 15h KoronawirusU przepis ten obecnie ma marginalne zastosowanie);
- złożenie wniosku o przyznanie jednorazowej zapomogi z tytułu urodzenia dziecka (12 miesięczny termin wynikający art. 15b ŚwiadRodzU);
- złożenie wniosku o przyznanie świadczenia rodzicielskiego (3 miesięczny termin wynikający z art. 24 ust. 9 ŚwiadRodzU;
- złożenie tytułu wykonawczego pochodzącego lub zatwierdzonego przez sąd przez rodzica samotnie wychowującego dziecko (art. 24a ust 4 ŚwiadRodzU);
- złożenie oświadczenia majątkowego i zarejestrowanie się przez dłużnika alimentacyjnego się w powiatowym urzędzie pracy jako bezrobotny na żądanie organu właściwego dłużnika (art. 5 ust. 2 i ust. 3 PomAlimU).

Obecnie nie ma oczywiście przeszkód prawnych, aby organ wezwał np. dłużnika alimentacyjnego do złożenia oświadczenia majątkowego czy nawet wyznaczył mu termin na zarejestrowanie się w powiatowym urzędzie pracy. Terminy na dokonanie tych czynności jednak nie rozpoczynają się. Organ zobligowany jest zatem ażeby „poczekać" na dłużnika do czasu, kiedy termin ten faktycznie upłynie i nie może podejmować w tym okresie żadnych dalszych czynności związanych z niedopełnieniem przez dłużnika obowiązków wynikających z wezwania.

Ponadto w publikacji omówione zostały zagadnienia związane z wprowadzeniem pracy zdalnej, co ma miejsce w wielu ośrodkach pomocy społecznej, chociażby w związku z wdrażaniem w organach systemu pracy rotacyjnej. Mając na uwadze charakter danych przetwarzanych przez organy pomocy społecznej oraz ich poufność, koniecznym jest zwrócenie uwagi na zasady organizacji pracy i postępowania ze strony pracowników w przypadku wykonywania zadań służbowych poza siedzibą ośrodka.

Prezentowana publikacja odpowiada na m.in. następujące pytania:
- W jakich przypadkach dopuszczalne jest pominięcie wywiadu środowiskowego i wydanie decyzji bez jego przeprowadzenia?
- Czy ustawa o COVID-19 wprowadza zmianę formy przeprowadzania wywiadów środowiskowych?
- Czy z rozmowy telefonicznej mającej na celu ustalenie sytuacji strony należy przygotować protokół?
- Czy na w okresie epidemii funkcjonowanie ośrodków wsparcia dla osób z zaburzeniami psychicznymi zostało zawieszone?
- Jakie są przesłanki do zwieszenia odpłatności za pobyt w ośrodkach wsparcia?
- Jak przedłużyć ważność orzeczeń o stopniu niepełnosprawności?
- Czy decyzje o przyznaniu zasiłku stałego, które wygasły przed dniem 31.3.2020 r. przedłużają się automatycznie?
- Na czym polegają „szczególne zasady ustalania dochodu w związku ze stanem epidemii?
- Czy obniżenie wynagrodzenia należy traktować jak utratę dochodu?
- Ile wynosi kryterium dochodowe dla świadczeń z funduszu alimentacyjnego?
- Jak jest minimalna kwota świadczenia z funduszu alimentacyjnego?
- Jakie terminy postępowań sądowych i administracyjnych, zostały wstrzymane lub zawieszone w okresie epidemii? Czy dotyczy to także wydawania decyzji administracyjnych z zakresu pomocy społecznej?

Niewątpliwie duże znaczenie praktyczne dla odbiorców publikacji będzie miała rozbudowana baza wzorów pism, zarządzeń i decyzji są to m.in.:
- Wzór nr 1. Zarządzenie organizacyjne w przedmiocie sposobu ustalania sytuacji osobistej i majątkowej stron postępowania w miejsce wywiadu środowiskowego.
- Wzór nr 2. Protokół z rozmowy telefonicznej przeprowadzonej celem ustalania sytuacji osobistej, rodzinnej, dochodowej i majątkowej (potwierdzenie aktualności danych)
- Wzór nr 3. Protokół z rozmowy telefonicznej przeprowadzonej celem ustalania sytuacji osobistej, rodzinnej, dochodowej i majątkowej (pozyskanie pełnych danych od strony)
- Wzór nr 4. Wzór zarządzenia organizacyjnego w przedmiocie wyłączenia stosowania niektórych postanowień polityki bezpieczeństwa danych osobowych.
- Wzór nr 5. Notatka do akt sprawy potwierdzająca przesłanie elektronicznej kopii dokumentów.
- Wzór nr 6. Wniosek o udzielenie informacji przez pracodawcę.
- Wzór nr 7. Notatka z rozmowy telefonicznej z osobą korzystającą ze stałych form wsparcia.
- Wzór nr 8. Wniosek o zwolnienie z odpłatności za usługi świadczone w ośrodku wsparcia dla osób z zaburzeniami psychicznymi.
- Wzór nr 9. Protokół z ustnego przyjęcia wniosku o zwolnienie z odpłatności za usługi świadczone w ośrodku wsparcia dla osób z zaburzeniami psychicznymi.
- Wzór nr 10. Decyzja o zwolnieniu z odpłatności za usługi świadczone w ośrodku wsparcia dla osób z zaburzeniami psychicznymi wydanej na podstawie art. 51b ust. 6 PomSpołU.
- Wzór nr 11. Decyzja o zwolnieniu z odpłatności za usługi świadczone w ośrodku wsparcia dla osób z zaburzeniami psychicznymi wydanej na podstawie art. 15d ust. 4 KoronawirusU.
- Wzór nr 12. Zawiadomienie o wszczęciu postępowania w związku z odpłatnością za usługi świadczone w dziennym domu pobytu.
- Wzór nr 13. Decyzja o zwolnieniu z odpłatności za usługi świadczone w dziennym domu pobytu.
- Wzór nr 14. Wniosek o potwierdzenie faktu złożenia wniosku o wydanie orzeczenia o stopniu niepełnosprawności.
- Wzór nr 15. Wniosek strony o przyznanie zasiłku stałego w związku z wydłużeniem ważności orzeczenia o stopniu niepełnosprawności.
- Wzór nr 16. Zawiadomienie o wszczęciu postępowania w przedmiocie zmiany decyzji o przyznaniu zasiłku stałego.
 - Wzór nr 17. Adnotacja o odstąpieniu od obowiązku zapewnienia stronie czynnego udziału w postępowaniu na podstawie art. 10 § 2 KPA.
- Wzór nr 18. Decyzja zmieniająca termin obowiązywania decyzji w przedmiocie przyznania zasiłku stałego.
- Wzór nr 19. Wniosek o zmianę decyzji przyznającej zasiłek pielęgnacyjny w zakresie terminu jej obowiązywania.
- Wzór nr 20. Decyzja zmieniająca termin obowiązywania decyzji w przedmiocie przyznania zasiłku dla opiekuna.
- Wzór nr 21. Decyzja zmieniająca termin obowiązywania decyzji w przedmiocie przyznania świadczenia pielęgnacyjnego.
- Wzór nr 22. Decyzja zmieniająca termin obowiązywania decyzji w przedmiocie przyznania świadczeń z funduszu alimentacyjnego.

Adresatem tej publikacji są przede wszystkim kierownicy (dyrektorzy) oraz pracownicy organów szeroko rozumianej pomocy społecznej.

Opracowanie ma charakter praktyczny, omówione są w nim konkretne problemy oraz propozycje postępowania w sytuacjach związanych z koniecznością zastosowania omawianych przepisów.