Korespondencja dyplomatyczna

Jak wynika z obserwacji praktyki, znajomość zasad i form korespondencji dyplomatycznej nie zawsze prezentuje się zadowalająco.


Dlatego też niniejszy podręcznik - oprócz ogólnych zasad i praktycznych wskazówek oraz uwag dotyczących wymagań formalnych i technicznych obowiązujących przy sporządzaniu korespondencji dyplomatycznej i w posługiwaniu się nią - zawiera znaczny wybór wzorów i przykładów poszczególnych rodzajów pism wchodzących w skład korespondencji dyplomatycznej.


Autor postawił sobie zadanie nadania podręcznikowi w miarę możliwości charakteru kompleksowego, to znaczy omówienia oprócz klasycznych, także tzw. specyficznych form korespondencji dyplomatycznej, takich jak deklaracje, komunikaty, oświadczenia, manifesty, druki dyplomatyczne, w tym zaproszenia, karty wizytowe itd., czyli tego wszystkiego, co służy komunikowaniu się, w formie pisemnej, w obrocie dyplomatycznym, przekazywaniu stanowiska i utrzymywaniu oficjalnych stosunków z przedstawicielami obcych państw i organizacji międzynarodowych.


W podręczniku zostały uwzględnione także formy korespondencji znajdujące zastosowanie w praktyce innych resortów, jak np. wymiana listów, za pomocą których zawierane są m.in. różne porozumienia mające charakter umów handlowych i gospodarczych, tzw. korespondencja dyplomatyczna ”półoficjalna” i ”prywatna” itp.


Przy formułowaniu wskazówek praktycznych oraz doborze wzorów pism ceremonialnych i not dyplomatycznych starano się przestrzegać zasady ich nowoczesności i aktualności, uwzględniając także pewne pojawiające się nowe tendencje, jak również odrębności występujące w praktyce dyplomatycznej niektórych państw. Wspomniane ”nowe tendencje” znajdują wyraz w wielu praktycznych aspektach, związanych z redagowaniem korespondencji dyplomatycznej, m.in. zastępowaniem tradycyjnego atramentu komputerowym wydrukiem, a pióra i ołówka długopisem, wykorzystywaniem faksu i e-maili do przekazywania oficjalnych pism, pomijania końcowych formuł grzecznościowych, wypisywania zaproszeń zamiast atramentem, wydrukiem komputerowym itp. Znaczną uwagę poświęca się w podręczniku również korespondencji dyplomatycznej organizacji międzynarodowych, których nie tylko liczba, ale i znaczenie stale wzrasta w stosunkach międzynarodowych.


Odrębny rozdział został poświęcony korespondencji oficjalnej w ramach Unii Europejskiej.


Jeśli chodzi o wzory i przykłady, to wersję obcojęzyczną ograniczono do języka angielskiego i francuskiego. Wersje te najczęściej występują w praktyce państw europejskich.


Przy posługiwaniu się podręcznikiem należy brać pod uwagę fakt, że mimo przedstawionych w nim standardów międzynarodowych w zakresie korespondencji dyplomatycznej - w każdej niemal stolicy obcego państwa występują czasami dosyć istotne, specyficzne zwyczaje w omawianym przedmiocie, szczególnie w zakresie tytułowania i stosowania określonych formuł grzecznościowych, a także formy zewnętrznej pisma dyplomatycznego.